Receita Federal: alteração cadastral e outras obrigações
Nos meses de junho e julho, várias foram as entidades sem finalidade lucrativa que, por força estatutária, realizaram seu pleito eleitoral. E muitos são os casos em que as eleições resultaram em alteração de diretoria. Cabe frisar que é obrigatória a comunicação pelas entidades de toda alteração referente aos seus dados cadastrais, especialmente, a alteração da pessoa física responsável perante o CNPJ. Sem esta comunicação o novo dirigente estará, por exemplo, impedido de praticar certos atos de caráter econômico-financeiro, no qual se destaca a movimentação de contas correntes bancárias, dentre tantos outros. Do exposto, apresento abaixo algumas considerações acerca desta atualização, que deve ser realizada junto à Receita Federal do Brasil, para conhecimento dos interessados, esperando que sejam úteis para as novas administrações.Solicito apreciarem a conveniência de divulgar este e-mail aos Dirigentes Leonísticos da sua região.
Registro dos atos
A primeira providência é registrar o ato alterador, no caso em comento, a ata de eleição da nova diretoria, junto ao Cartório do Registro Civil das Pessoas Jurídicas que jurisdiciona o município de domicílio da entidade. Para tanto, deverão ser observados as seguintes ações:
- Requerimento assinado pelo representante legal da entidade (geralmente o presidente), dele devendo constar o seu nome por extenso, cargo, identidade e residência. Legislação: Lei 6.015/73, art. 121. Código Civil, art. 1.151.
- Tratando-se de ata de eleição de diretoria, que deverá dar-se através de Assembléia Geral (Código Civil, art. 59, inciso I), deverão constar dela ou de relação à parte, firmada pelo representante legal, os nomes dos membros da diretoria, mencionando-se a duração do mandato, cargo, nome, estado civil, nacionalidade, profissão, documento de identidade e Órgão expedidor, número do CPF, residência e domicílio de cada um deles e data de nascimento dos solteiros.
Vale ainda lembrar que as atas de eleição de nova diretoria, bem como outras de vários gêneros, são geralmente confeccionadas em 3 (três) vias de igual teor, mantendo-se uma no livro de atas, e remetendo-se as outras 2 (duas) para registro em cartório, que devolverá uma delas devidamente registrada, arquivando-se a outra.
Documentação
Documentação necessária para atualização de cadastro junto à Receita Federal do Brasil:
- Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica - FCPJ gerada por intermédio do Programa Gerador de Documentos do CNPJ (PGD CNPJ). A transmissão deve ser feita exclusivamente pela Internet por meio do programa ReceitaNet.
- Os documentos abaixo relacionados:
- Original do DBE, assinado pela pessoa física responsável perante o CNPJ (novo presidente da entidade), ou seu preposto anteriormente indicado ou seu procurador constituído em instrumento público (registrado em cartório) ou particular (com firma reconhecida do outorgante), ou protocolo de transmissão da FCPJ. A assinatura no DBE deverá ter firma reconhecida em cartório;
- No caso de DBE assinado por procurador, cópia autenticada da procuração pública ou particular;
- cópia autenticada do ato alterador (ata de eleição e posse da nova diretoria devidamente registrada em cartório).
Observação:
- Quanto aos documentos dos itens b-2 e b-3, não enviem originais, pois estes não serão devolvidos.
- Apenas os documentos citados na letra "b" deverão ser encaminhados à unidade cadastradora de jurisdição do contribuinte.
- A recepção destes documentos pela Agência da Receita Federal é feita através de 3 formas: por SEDEX, entrega direta ou por atendimento agendado. A entidade poderá optar pela forma que melhor lhe interessar. Cabe frisar que esta é a rotina normal, podendo variar de acordo com a unidade de atendimento. A entrega por SEDEX é observada por todas as unidades de atendimento da Receita Federal do Brasil espalhadas pelo país.
Por SEDEX, a documentação é entregue pelos Correios, geralmente na parte da tarde, e a resposta ao pedido é normalmente disponibilizada pela equipe de servidores em 1 ou 2 dias.
Por entrega direta, a documentação pode ser encaminhada por qualquer mensageiro da entidade, junto ao setor de triagem da Agência, que posteriormente a encaminhará ao setor competente. A resposta ao pedido é normalmente disponibilizada pelos servidores em 1 ou 2 dias.
Por atendimento agendado, a entidade interessada promove, preliminarmente, o agendamento de seu serviço, pela internet ou pelo telefone 146. No dia e horário escolhidos, o representante da entidade comparece à unidade para que seja prestado o atendimento. A resposta ao pedido, salvo casos excepcionais (falta de energia, queda nos sistemas, etc) será imediata. No caso de Pedidos de CNPJ não é necessário que o representante da entidade seja o próprio responsável legal e tampouco é necessária a apresentação de procuração.
Preenchimento da FCPJ
Como visto anteriormente, a Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica é um dos documentos que devem ser obtidos e corretamente preenchidos para que a alteração cadastral tenha efeito. Trata-se de um documento eletrônico, gerado por intermédio do Programa Gerador de Documentos do CNPJ (PGD CNPJ). Deve ser corretamente preenchido, não sendo necessário imprimí-lo, bastando apenas transmití-lo eletronicamente para à Receita Federal Brasileira. A transmissão deve ser feita exclusivamente pela Internet por meio do programa ReceitaNet. Muitas pessoas optam por imprimir este documento, a fim de facilitar a verificação do correto preenchimento.
Assim, o interessado deverá baixar em seu computador dois programas: o PGD CNPJ e o Receitanet. No sítio da RFB foram extraídas as informações abaixo, que descrevem os procedimentos que devem ser adotados pela entidade para envio dos dados:
- Procedimentos do contribuinte - Envio por meio do programa Receitanet. Para efetuar a transmissão de sua solicitação via Internet, o contribuinte deverá adotar os seguintes procedimentos:
- O contribuinte deverá ter instalado em sua estação de trabalho o Programa Gerador de Documentos do CNPJ (PGD CNPJ) - e o aplicativo ReceitaNet.
- O PGD do CNPJ deverá ser usado para preencher os dados relativos ao pedido. c) Após gravar no disco rígido por meio da opção "Gravar Para Entrega à RFB" no menu "Documentos", o contribuinte deverá transmitir os dados , selecionando a opção "Transmitir via Internet", no mesmo menu, ou clicando no ícone respectivo na barra de ferramentas. Nesse momento aparecerá a tela principal do ReceitaNet. Acionar o botão "Enviar". A transmissão somente será possível se a estação de trabalho estiver conectada à Internet e estiver sido instalado o Programa ReceitaNet. Os dados enviados serão armazenados em um servidor da RFB que funcionará como uma base temporária.
- A transmissão efetuada com sucesso ensejará a gravação do Recibo de Entrega. O recibo de entrega deverá ser impresso, em uma via, através da opção "Imprimir" do PGD do CNPJ.
- O número constante do recibo de entrega (número do recibo / número de identificação) servirá como código de acesso, que permitirá ao contribuinte consultar o andamento do seu pedido na página da RFB na Internet, opção "Consulta da Situação do Pedido de CNPJ enviado pela Internet".
Num primeiro momento o sistema realizará automaticamente pesquisa prévia que resultará em pendências ou não. Havendo pendências, estas serão disponibilizadas ao contribuinte na Internet para consulta, impressão e resolução. Não havendo pendências, disponibilizará para impressão o Documento Básico de Entrada no CNPJ (DBE) ou Protocolo de Transmissão, o qual conterá o número do recibo/número de identificação, e informará o endereço da unidade cadastradora para onde o contribuinte deverá encaminhar a documentação necessária (DBE com firma reconhecida ou Protocolo de Transmissão e, se for o caso, cópia autenticada do ato constitutivo / alterador / deliberativo).ATENÇÃO: DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA - No caso de ato constitutivo / alterador / deliberativo não envie documentos originais e sim cópias autenticadas. Os documentos não serão devolvidos. O DBE deverá ser assinado pela pessoa física responsável ou procurador, contendo firma reconhecida em cartório. O reconhecimento de firma da assinatura no DBE é dispensado no caso de solicitação de órgão público ou de utilização de convênio com órgão de registro.
Passo a passo: baixando o programa:
- Entre na página principal da R.F.B (www.receita.fazenda.gov.br). -Na barra de serviços localizada à esquerda, clique em "Download de Programas". -Logo após, clique em "Programas para Empresas".
- O primeiro programa da lista é o PGD do CNPJ, clique neste programa. -A versão atual é CNPJv2.6.EXE (6.147 Kb) , clique no link para baixar o programa. -Salve, preferencialmente, na sua área de trabalho (DESKTOP). -Após baixado, execute o programa e instale o ícone em sua área de trabalho.
Preenchendo a FCPJ:
- Abra o programa a partir do ícone instalado em sua área de trabalho.
- No "Cadastro Sincronizado", abra a pasta "Documentos" e marque "Novo".
- Selecione o ato desejado: "Alteração Cadastral" e informe o CNPJ, a UF e o município.
- Inicie o preenchimento da Ficha (FCPJ) a partir da pasta "Eventos", marcando ambas as opções: "Dados Cadastrais" e "Quadro de Sócios e Administradores".
- Será aberto o quadro "Código do Evento", no qual deverá ser informado o evento 202 - Alteração de pessoa Física Responsável perante o CNPJ.
- Poderão ser informados tantos eventos quanto necessários, desde que a informação possa ser confirmada documentalmente, ou seja, conste do ata alterador (ata). Exemplos: mudança de endereço dentro do mesmo município, indicação de preposto, alteração de correio eletrônico, etc. Nos casos de atas de eleição, raramente um outro ato é informado, atendo-se a assembléia exclusivamente ao fim de eleger a nova diretoria.
- A data do evento é a data do registro do ato junto ao cartório. Toda atenção neste momento é necessária, pois o erro na informação desta data é um dos principais motivos de indeferimento de pedidos de CNPJ. A data de registro do ato constará do carimbo ou etiqueta afixada pelo cartório no corpo da ata, não devendo ser confundida com a data de apresentação no cartório, que também virá informada no mesmo local.
- Logo após, passe para a pasta "Identificação", informando o nome da entidade e o código da natureza jurídica. Quanto ao nome, o preenchimento deve ser feito criteriosamente. Quanto à natureza jurídica, a maioria das instituições sem finalidade lucrativa, assume a forma 399-9 - Outras Formas de Associação. Havendo dúvidas, consulte o Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral, junto ao sítio da RFB, seguindo este caminho: Empresas, Cadastros - CNPJ Consulta Cadastros, Consulta Situação Cadastral.
- Se informada a natureza jurídica de associação, o programa preencherá, de forma automática, o órgão de registro do ato alterador (ata de eleição), que será obrigatoriamente o cartório. Bastará informar então o número do registro promovido, que estará informado no carimbo ou etiqueta afixada pelo cartório no corpo da ata.
- Em seguida, deverá ser preenchida a pasta "Representante/Preposto", informando a identificação (Representante), o nome, CPF e qualificação do novo dirigente da entidade, que, para os casos de associação, é geralmente intitulado Presidente.
- Passa-se então ao preenchimento do QSA, situado bem ao fundo da barra lateral esquerda, onde se situam as pastas. Nesta pasta serão informados os dados tanto do dirigente que entra quanto aquele que estará deixando a representação da entidade. Também neste item, a data do evento resulta em grande número de indeferimentos. Salvo raríssimas exceções, a data do evento na QSA será a mesma anteriormente informada (Pasta Eventos).
Está encerrado o preenchimento da FCPJ. Vale lembrar que qualquer falha de preenchimento pode ser determinante para o indeferimento do pedido. Esteja atento. Antes de gravar o documento, verifique se algum campo ficou pendente de preenchimento, em "Documentos", "Verificar Pendências".
Não havendo pendências, grave para transmissão pela internet para RFB, em "Documentos", "Gravar para Transmissão".
Após a gravação do arquivo, transmita pelo aplicativo Receitanet, que deverá também ser baixado no site da Receita Federal do Brasil, em "Documentos", "Transmitir pela Internet".
Feitos estes procedimentos, caberá agora acompanhar o resultado do pedido enviado, conforme descrito nos itens D e E informados acima (Procedimentos do contribuinte - envio por meio do programa Receitanet).
Persistindo qualquer dúvida, procure uma unidade de atendimento da Receita Federal do Brasil.
Carlos Tuñas Santiago
Agente da Receita Federal do Brasil de Cabo Frio
* CaL Rosinha MenezesAssessora Distrital de Preparação de Líderes - AL 2007/2008
Lions Clube de Cabo Frio - RJ
Distrito LC-11
E-mail: romar.rj@gmail.com
