Com o objetivo de ampliar ainda mais os conhecimentos dos CCLEO no âmbito administrativo e financeiro, Eu e o CLEO Lucas Malimpensa ambos profissionais da area contábil financeira, elaboramos artigo acerca de um assunto pouco abordado, as Prestações de Contas.
Espero que gostem, e mais que isso, que este artigo amplie ainda mais o espírito critico que existe em cada um de nós, pois este espírito crítico bem direcionado proporciona evolução para o Indivíduo e para o grupo do qual este indivíduo está inserido.
Prestações de contas
E nesse momento, as prestações de contas devem ser apresentadas, daí surge uma dúvida: "Essa prestação de contas está realmente correta"? Pois o simples fato dos valores estarem corretamente lançados em planilha ou a documentação ter comprovação, não justifica dizer que uma prestação de contas está devidamente correta.
A prestação de contas (financeira) de uma gestão é o espelho da Gestão, por ela é possível verificar se as mensalidades, doações e outras receitas auferidas durante o ano, por você associado, foram corretamente empregadas.
No caso dos Distritos e Distritos Múltiplos a atenção deve ser ainda mais apurada, uma vez que são poucas as oportunidades de se verificar como andam as finanças da gestão.
Partindo destas primícias, surge um novo questionamento: "Você saberia aprovar corretamente uma prestação de contas"?
Para os muitos que não se aventuram a responder de forma afirmativa a esta pergunta, tomamos a liberdade de elaborar um simplório, porém efetivo, Guia Prático, que auxiliará nesta tarefa.
Vale ressaltar que, uma vez na dúvida, você associado poderá a qualquer momento pedir a verificação das contas e acompanhar a mesma fazendo questionamentos e cobrando explicações sobre qualquer dúvida que tenha, mesmo tendo parecer favorável da comissão de finanças, uma vez que a mesma é nomeada pela parte "auditada" (quem gerou os números é quem nomeia os membros da comissão) o que gera a não independência dos mesmos.
Uma Prestação de Contas, não deverá ser aprovada ou deverá ser aprovada com ressalvas no caso de: mau uso dos recursos, gastos que não atendam a proposta da gestão, ou ainda gastos acima ou fora da realidade financeira da Organização (Clube, Distritos ou Distritos Múltiplos).
Os valores das prestações que não refletem o que se foi apresentado no Plano de Gestão ou Previsão Orçamentária deverão conter explicações claras para tal divergência. Uma prestação de contas, contendo diferenças relevantes do que foi previsto (ou prometido) sem explicações claras que justifiquem tal mudança, reflete falha na gestão das finanças e até mesmo da organização como um todo, o que resulta em incapacidade administrativa do Presidente e de seu gabinete.
Segue abaixo alguns pontos de atenção, que podem mostrar se existe esse tipo de falha na gestão:
Nomeação da Comissão de Análise das Finanças:
Devemos observar se o Gabinete Distrital, ao nomear a comissão para análise das finanças de sua gestão, portou-se de forma imparcial, selecionando associados que têm neutralidade e conhecimento adequado para tal função, atentando-se ao fato de termos dentro do Movimento LEOístico, diversos profissionais bacharelados, com experiência em rotinas administrativas e financeiras, que poderão desenvolver o trabalho com o devido primor e minuciosidade, seguindo os princípios contábeis para tal, mantendo acima de tudo a ética profissional.
A Previsão de Receitas x Receitas Recebidas:
Verifique se as receitas previstas estão sendo realizadas (recebidas) no prazo, em caso negativo, isso demonstra ineficiência na gestão financeira, o que pode levar grandes riscos ao Clube, Distrito, Distrito Múltiplo em questão, principalmente se na apresentação de prévias do resultado financeiro, não haver pontos explicativos e ajustes em forma de "margem de segurança" sobre possíveis receitas de recebimento duvidoso. Outro fato ainda mais agravante, acontecerá se as despesas seguirem a previsão e não a realidade existente, isso demonstrará não só ineficiência na gestão financeira, mas também falta de sensibilidade administrativa da Alta Diretoria (Presidência), pois poderá resultar numa insuficiência de recursos para a continuidade da Organização como um todo.
Composição das Despesas da Gestão:
Neste quesito podemos descobrir de maneira latente a eficiência administrativa da Gestão, pois ao analisar a composição das despesas devemos observar:
- Quais são os tipos de despesas que se repetem na prestação de contas e seu percentual em relação ao volume total de despesas?
- As despesas devem sempre seguir a mesma tendência da previsão de despesas?
- Caso não haja esse tipo de documento ou diretrizes de gastos, ainda sim há formas de se verificar se há eficiência na Gestão como? Para tanto verifique quais foram as propostas e metas estipuladas pelo Gestor ou Gabinete, e responda as perguntas:
- As despesas existentes seguem com coerência aceitável o que se propôs no plano de Gestão? No caso de negativa houve justificativa?
- Há distribuição justa de verba para as atividades propostas ou usualmente realizadas?
- Existe um percentual relevante de valores em uma única despesa? Há explicação para isso?
- As despesas seguem a realidade da Gestão ou Organização?
- Elas são realmente necessárias e justificam seu gasto?
Entradas de reembolso de despesas ou empréstimos para ajuste de caixa:
O caixa é o limite do que os financistas chamam de liquidez (dinheiro em espécie), por tal motivo nunca poderá ficar negativo (não existem notas de -2,00), Quando por algum motivo isso ocorrer o caixa deverá ter lançamentos de ajuste, pois esse valor a descoberto se trata de valores pagos por outras pessoas ou organização diferente da analisada. A observação que deve ser dada a este ponto é verificar se os lançamentos de ajustes estão sendo registrados: 1º) Como reembolso de despesas (ai entendendo-se que não eram devidas pela organização). 2º) Se estão sendo lançadas como doação (o que devem conter o registro da receita e emissão do recibo).
3º) Ou ainda se são empréstimos, no caso, isso gera obrigação (dívida) a pagar e se faz necessário a apresentação de controle de contas a pagar e as mesmas não podem ser maior que o valor das receitas a receber ajustadas (isto é: considerando os possíveis não recebimentos e gastos já incorridos).
Atentando-se a estes pontos, podemos avaliar através das finanças a efetividade e qualidade da gestão que está vigendo, evitando assim uma má administração, gestão temerária, ou irresponsabilidades fiscais.
* CLeo Rubens ApolinárioPresidente do Leo Clube São Paulo Butantã - Distrito LC-2
E-mail: esqueci_seu_email@yahoo.com.br
* CLeo Lucas Malimpensa
Secretário do Leo Clube São Joaquim da Barra - Distrito LC-6
