Relatório de Atividades de Lions
Diante das mudanças introduzidas em janeiro de 2.009 na forma de se registrar as doações de horas e serviços no site da Associação Internacional de Lions Clubes, formulamos algumas questões aos dirigentes do "Program Development Dept." nos Escritórios de Lions Internacional e obtivemos da Gerente, Sue Crosson-Knutson, inúmeros esclarecimentos de suma importância aos secretários de clubes.O material abaixo deve ser amplamente divulgado aos atuais Secretários de Clube e principalmente aos que forem atuar no próximo Ano Leonístico.
Evidentemente que apenas alguns casos foram dados como exemplo e recomenda-se que os Secretários procurem adaptar as particularidades de seu clube dentro da linha de raciocínio dos exemplos abordados.
A fim de propiciar maior entendimento, a cada questão formulada segue a resposta:
Questão A - Horas de Serviços doadas por Companheiros Leão
A maioria dos clubes brasileiros utiliza-se de horas de serviços provenientes de Domadoras e até filhos não afiliados à Organização Lions. Isto, certamente, é um fator altamente motivante porque cria um envolvimento positivo da família e, acredite, é comum domadoras conduzirem algumas atividades ao invés dos Companheiros Leões.
A inclusão de horas de serviços doadas por "Não - Leões" no Relatório de Atividades irá refletir o real esforço realizado para determinada atividade e o real benefício recebido pela comunidade.
Nós gostaríamos de saber se é permitido incluir, como doações nos Relatórios de Atividades, aquelas horas despendidas por "Não - Leões", considerando o acima exposto?
Resposta da Questão A:
O Relatório de Atividades de Lions pede que se informe a quantidade de horas de serviço oferecidas à comunidade pelos membros dos Lions Clubes.
A doação de horas de serviços por domadoras e membros da família é maravilhosa e certamente contribui para o sucesso de um projeto.
No entanto, o relatório solicita a quantidade de horas oferecidas pelos membros dos Lions clubes. Sendo assim, as horas de serviço de "Não - Leões" não devem ser incluídas.
Quando todos 45.000 secretários de clube submeterem a quantidade de horas de serviço doadas por seus clubes, nós teremos a contagem real da magnitude da doação de tempo e talento mundial do Lions.
Questão A-2 - Reunião de Planejamento de Campanhas
Reuniões para planejar e organizar certas atividades são realizadas pelos Companheiros Leões nos Lions Clubes, cujo assunto nada tem a ver com qualquer reunião administrativa do clube.
Um bom exemplo é uma reunião realizada para discutir a próxima campanha de Angariação de Sangue, onde inúmeras atividades são planejadas para realizar tal evento para a comunidade.
Nós gostaríamos de saber se tais horas consumidas durante uma reunião do Lions Clube poderiam ser incluídas como horas de serviços doadas à comunidade?
Resposta da Questão A-2
O Relatório de Atividades de Lions Clube esclarece: Por favor, não inclua informações referentes a reunião de clubes e atividades de arrecadação de fundos.
Nós todos sabemos que reuniões de planejamento são essenciais ao sucesso de campanhas. De acordo com as instruções constantes da página do Relatório de Atividades de Lions Clubes, o tempo investido em reuniões não deve ser incluído no Relatório de Atividades do Clube.
No entanto, alguns clubes consideram que as reuniões fazem parte da campanha de serviços. Se esta é a posição do clube, então se pode incluir o tempo de reuniões como horas de serviços doadas.
Questão B - Quantidade de pessoas beneficiadas pelo serviço oferecido pelo Lions Clube
No Brasil, é muito comum um grupo de Companheiros Leão ou o clube inteiro fornecer continuamente suporte a uma Entidade Assistencial local, tais como Instituto para Cegos, Guarda Mirim, Instituto de Combate ao Câncer etc., aonde o Lions assiste e fornece total suporte a tais organizações.
Como exemplo temos o caso de certo Lions Clube, onde os Companheiros Leão fornecem assistência contínua trabalhando inclusive como Diretores da Guarda Mirim, uma entidade que abriga cerca de 300 jovens que são preparados por um ou mais anos para o mercado de trabalho. O esforço para prover a assistência a essa entidade assim como as doações monetárias a ela realizadas são habitualmente registradas no Relatório Mensal de Atividades.
O Relatório Mensal de Atividades pede para se incluir a quantidade de pessoas beneficiadas pelo serviço. Neste exemplo são 300 pessoas.
Fazendo isso, no final de 12 meses, os Dirigentes Leonísticos, quando lerem o relatório, vão entender que 3.600 pessoas receberam o benefício ao invés de 300.
Nós gostaríamos de saber como uma assistência contínua oferecida ao mesmo grupo de pessoas beneficiadas deve ser registrada.
Resposta da Questão B
A resposta a esta excelente pergunta é: Deve-se registrar o número total de pessoas que foram beneficiadas pelos serviços oferecidos pelo Lions Clube.
Para chegar a esta resposta, eu me reuni com a Gerente do Departamento de Relações Públicas para esclarecimentos. Ela informou que o objetivo desta informação é identificar o número de pessoas que receberam a assistência. Neste dado momento, 300 jovens receberam os cuidados, mesmo que tenham recebido inúmeras vezes.
Assim sendo, no exemplo dado, o número de pessoas beneficiadas pelo serviço prestado pelo Lions são 300.
Questão C - Doações Monetárias
Item 1:
Está mais do que claro que somente as importâncias doadas para a comunidade devem ser registradas no Relatório de Atividades. Valores arrecadados da comunidade não devem ser registrados como doações para evitar duplicidade. Eles somente devem ser registrados quando a efetiva doação for realizada para a comunidade.
Nós gostaríamos de saber como registrar a quantidade de horas despendidas pelos Companheiros Leões para desempenhar a atividade de arrecadação, a qual representa um esforço expressivo (exemplo - o clube realiza um bingo para arrecadar recursos que serão posteriormente doados a várias entidades na comunidade e os membros do clube doam uma quantidade significativa de horas para realizá-lo).
Resposta da Questão C - Item 1
O Relatório de Atividades do Lions indica: Por favor, não inclua informações relativas a reuniões de Lions Clube ou atividades de arrecadação.
Bingo é uma atividade de arrecadação de fundos logo, as horas nela consumidas não devem ser incluídas em horas de serviço.
Questão C - Item 2
Existe uma variedade de atividades que, embora não sejam doações monetárias, representam uma parcela significativa das atividades realizadas pelos Lions Clubes, tais como:
a) Campanhas de Arrecadação de Alimentos da comunidade para subseqüente distribuição (doação) para pessoas carentes ou Entidades de Assistência Social;
b) Campanhas de Arrecadação de Móveis usados para serem revertidos para pessoas carentes ou Entidades de Assistência Social;
c) Campanhas de Arrecadação de roupas pessoais ou de cama para serem doadas à pessoas carentes ou Entidades de Assistência Social, etc.
Como exemplo, citamos a campanha denominada "Torre de Óleo", aonde certo Lions Clube arrecada óleo comestível e, depois, numa forma organizada, doa o resultado para pessoas carentes ou Entidades de Assistência social.
Certamente, nestes casos, quem quer que seja o beneficiado pela doação, um desembolso de dinheiro foi evitado de ser gasto, mesmo pelo governo, que deveria assistir melhor estas pessoas ou entidades.
1) Se a quantidade de horas gasta pelo Lions clube para arrecadar o óleo comestível não puder ser registrada no Relatório de Atividades, certamente um significativo valor de esforço deixará de ser contado, mesmo que o serviço tenha sido oferecido à comunidade.
Nós gostaríamos de saber como registrar estas horas?
2) A menos que seja permitido aos Lions Clubes converter tais bens doados em valor monetário, usando o valor real do bem, não se tem meios de registrar o benefício material resultante.
Gostaríamos de saber como registrar este tipo de doação e/ou gostaríamos de saber se o valor correspondente aos bens doados poderia ser registrado no Relatório de Atividades como doação monetária?
Resposta da Questão C - Item 2
Arrecadação de alimentos ou de moveis usados ou de roupas são todas campanhas de horas de serviço que devem definitivamente ser incluídas no Relatório de Atividades do Lions Clube.
Com relação ao valor monetário dos bens, cada clube pode estimar o valor da doação para a comunidade.
Resposta da Questão C - Item 2 -Subitens 1 e 2
1) O número de horas despendido nas campanhas de arrecadação de bens certamente pode ser incluído como uma campanha de serviços à comunidade.
2) O valor do óleo comestível doado, assim como qualquer outro bem, pode certamente ser incluído como uma doação do clube. O Secretário do clube deve estimar o valor do óleo ou dos bens.
Questão 4 - Banco de Aparelhos Ortopédicos, Auditivos, etc.
Como resultado de investimentos realizados em anos anteriores, muitos Lions Clubes mantém uma espécie de Banco Permanente para servir a comunidade.
Exemplificando, uma Cadeira de rodas é temporariamente cedida por empréstimo para uma pessoa carente que dela necessita. Depois de seu uso, esta cadeira retorna ao Clube que é reciclada para outra pessoa carente.
Cada vez que uma cadeira de rodas é cedida, a pessoa beneficiada não tem que desembolsar o valor em moeda correspondente para comprar uma ou alugar.
A menos que se registre o valor monetário que foi evitado de ser desembolsado por parte de quem recebeu o benefício, não se tem como registrar no relatório o benefício material desta doação.
Gostaríamos de saber como registrar tal tipo de serviço no Relatório de Atividades?
Resposta da Questão 4 - Banco de Aparelhos Ortopédicos
Um Banco de Equipamentos Médicos é um grande projeto de Campanha!
Por favor, inclua esta informação no item "Outras Categorias de Atividades de Serviço".
Inclua o valor monetário assim como as horas de serviço oferecidas pelo Lions Clube e o número de pessoas que se beneficiaram deste valioso serviço comunitário
Finalmente, gostaríamos de comentar que é oportuno lembrar que as informações do Relatório de Atividades de Lions Clubes permitem aos dirigentes da Associação Internacional obter uma visão quantificada dos serviços prestados pelo Leonismo, habilitando-os a avaliar e divulgar com propriedade, qual tem sido a contribuição do nosso movimento para a humanidade.
A atualização contínua destas informações é muito importante.
Ao repassar esta mensagem ao seu LEO, Lions Clube, Clube de Castores, certamente você estará contribuindo para o crescimento do Leonismo.
Sawabona ( eu te respeito, eu te valorizo, tu es importante para mim) e...
Aquele abraço
* CL Luiz Carlos de OliveiraAssessor de Comunicação da Confraria Aplionsclubes
Lions Clube de Piracicaba Vila Rezende - LC-3
E-mail: oliveira.luizcarlosde@gmail.com
