Elaborando convites protocolarmente corretos e eficientes
Encontramo-nos no momento em que, a maioria dos Lions Clubes realizará a mudança das diretorias e/ou tomar posse, sejam novas ou reeleitas, assim também, assumirá o novo Governador Distrital. Logo mais, o Companheiro Governador iniciará as visitas oficiais e para atingirmos bons convívios, entrosamento e confraternização, deveremos convidar os clubes, diretorias e/ou seus componentes ou confrades. Também deveremos expedir convites ao recebermos visitas de Dirigentes Leonísticos sejam Nacionais ou Internacionais, em datas comemorativas de nosso clube ou até de obras, campanhas ou atividades marcantes e sobressalentes realizadas na gestão em curso.O que é um convite? É uma representação gráfica, seja impressa ou virtual (hoje muito usada), pela qual se comunica a uma instituição congênere ou uma(s) pessoa(s), nosso interesse para que participe num evento organizado por nós.
O convite pode ser realizado pelos mais diversos meios em função da importância do evento, desde os mais informais ou banais como uma chamada telefônica ou um e-mail ou até fazendo-o com formalidade e etiqueta, seja em ofício com o papel oficial com cabeçalho impresso, em cartolina ou outro material de escolha (papiro, couro, cartão, papel reciclado, cortiça, lona, etc.), especialmente projetado e criado para o caso.
No convite deve ser explicado exaustiva e explicitamente o motivo, local de realização, data, hora, vestiário a ser usado (esportivo, informal, uniforme, traje social, formal simples ou completo, Black Tié e orientação para as damas, longo ou coquetel, etc.).
Sempre é importante fazer constar o custo, investimento, taxa de participação ou quota da hospitalidade evitando assim, surpresas com o preço.
O convite pode ser nominal ou genérico e assinado (opcional) , mas o envelope poderá ser impresso, etiquetado mas sendo escrito a mão, é muito distinto e marcadamente cerimonioso!
O convite deve ser de feitura, agradável, gentil, claro e conciso.
É conveniente que seja remetido com uma antecipação mínima de 08 (oito) dias (não esquecer que o correio demora na entrega local, mínimo 03 (três) dias e, interestadual 05 ou mais dias). Se o convidado, deve fazer uso da palavra, deverá ser entregue, mínimo e de preferência com 15 (quinze) dias de antecedência.
Quando o convite é dirigido a uma pessoa solteira, se o forem, se põe CL (Companheiro) ou CaL (Companheira), antes do nome e sobrenome da mesma ou se não, Prof., Dr., Sr. Sra. ou Srta. Não deve ser esquecido que, Lions Internacional recomenda sempre ressaltar a hierarquia, título ou cargo desempenhado de maior precedência pelo convidado(a). Exemplo: PIP (Past International President), PID (Past International Director), PCC (Past Council Chairman), DG (Governador), PDG (Past-District Governor), MJF (Melvin Jones Fellow), etc.
Se o convite for dirigido a casais, preferencialmente deve constar o nome dos dois, porém se houver dúvida, coloca-se o nome do titular seguido de e cônjuge.
As boas maneiras, nunca devem ser ignoradas ou esquecidas!
Esta escrita não é um padrão inamovível, portanto, use a sua criatividade a vontade e bel-prazer, considerando, estabelecendo e aplicando isto meramente como uma orientação protocolarmente correta.
Características primordiais no convite
Convites Especiais:
- Diretoria ou Comissão organizadora do evento.
- Composição da nova Diretoria que assumirá.
- Entrega de Carta Constitutiva (Clube Novo).
- Visita Oficial do Governador.
- Visita de Dirigente(s) Internacional.
- Aniversário do Clube.
- Obra ou Campanha em andamento ou a ser lançada.
Conteúdo do Convite:
Parte superior
- Cabeçalho;
- Quem convida (sempre fica bom e elegante: O Presidente e sua Diretoria).
- Saudação;
- Razão ou motivo do convite;
- Local e data completa (dia - mês - ano) e hora;
- Agradecimento;
- Cidade - Estado
Parte inferior
- Tipo de traje.
- Confirmação de assistência ou participação nome(s) para contacto(s), telefone(s), e-mail's ou endereço(s).
- Investimento R$. - Valor da participação ou quota de hospitalidade.
Exemplo demonstrativo
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O Presidente CL/CaL ________________________________________________ e a Diretoria do
Na certeza de podermos aguardar e contar com a sua inestimável e insubstituível presença, ______________ (cidade) _____ (dia) ___________ (mês) ___________ (ano) _______________________________ Assinatura do responsável (opcional!) Traje: __________________________________ Investimento: R$. _________
Favor confirmar sua participação impreterivelmente até o dia ____/____ com _______________ ou |
Envelope: (características e preenchimento):
- Gênero da pessoa (Ilma./Ilmo.- Exma./Exmo. - Ao Egrégio ______ etc.).
- Hierarquia/título, (PIP - PID - Governador - Presidente - Prof.(ª). - Dr.(a) - Sr.(a)., etc.).
- Nome e Sobrenome do titular e cônjuge ou acompanhantes (extensivo aos associados do Clube ou familiares).
- Endereço completo (não esquecer o CEP)
O convite está lindo. Agora um bom e exitoso evento!
* PDG CL Ernesto Martin BarmannLions Clube Curitiba Gralha Azul - Presidente
Presidente do CIRCLE LP
Sócio Fundador do LISC - Lions International Stamp Club do Brasil
E-mail: barmann@terra.com.br
